Elektroniczne wystawianie dokumentów sprzedażowych – najważniejsze zagadnienia

W codziennej pracy związanej z dokumentowaniem sprzedaży liczy się nie tylko samo wystawienie faktury, niemniej jednak również sposób organizacji całego procesu. Przy większej liczbie transakcji ręczne przygotowywanie dokumentów może oznaczać konieczność wielokrotnego przepisywania tych samych danych, sprawdzania numeracji oraz pilnowania terminów płatności. Z tego powodu coraz częściej wykorzystywany jest program do fakturowania online, który daje możliwość przygotowywać dokumenty za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Takie rozwiązanie zmienia głównie sposób dostępu do danych. Dokumenty nie muszą być tworzone tylko na jednym komputerze, a informacje potrzebne do wystawienia następnej faktury mogą być przechowywane w jednym miejscu. W praktyce znaczenie moraz sposobność szybkiego odszukania wcześniejszego dokumentu, poprawienia danych zgodnie z aktualnymi zasadami czy ponownego użycia informacji o kontrahencie.

Przy wyborze narzędzia warto zwrócić uwagę na to, jak wygląda sam proces budowy dokumentu. Program do wystawiania faktur powinien uwzględniać podstawowe dane wymagane na fakturze i pozwalać ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Istotna jest również obsługa numeracji, dat, stawek podatku a także danych sprzedawcy i nabywcy. W przypadku przedsiębiorcy wystawiającego kilka dokumentów miesięcznie potrzeby mogą być inne niż w firmie, która obsługuje każdego dnia sporo sprzedaży. Przy ogromnej liczbie faktur dosłownie drobna niedogodność, na przykład konieczność każdorazowego wpisywania tych samych danych, zaczyna być zauważalnym obciążeniem. Dlatego przed rozpoczęciem pracy warto sprawdzić nie tylko i wyłącznie listę dostępnych funkcji, ale również liczbę czynności potrzebnych do przygotowania typowej faktury. Sam zakres możliwości nie przesądza jeszcze o wygodzie korzystania z skryptu.

Inaczej może wyglądać praca osoby, która wystawia dokumenty sporadycznie, a przeciwnie przedsiębiorcy rozliczającego wiele transakcji w ciągu dnia. W drugim przypadku znaczenie może mieć w głównej mierze sposobność korzystania z zapisanych danych kontrahentów, historii dokumentów czy wyszukiwania faktur według określonych informacji. Program do wystawiania faktur online jest co więcej rozstrzygnięciem zależnym od dostępu do internetu oraz sposobu przechowywania danych przez dostawcę systemu, dlatego przed rozpoczęciem użytkowania warto zapoznać się z zasadami dostępu do dokumentów i ich archiwizacji. Znaczenie mają również kwestie powiązane z uprawnieniami użytkowników, jeżeli już z jednego systemu korzysta więcej niż jedna osoba. Przy zmianie sposobu pracy powinno się uwzględnić też przyzwyczajenia pracowników, wymianę dokumentów a także sposób przekazywania informacji do księgowości. Samo przeniesienie faktur do środowiska internetowego nie rozwiązuje samoczynnie problemów organizacyjnych, jeśli pozostałe etapy obiegu dokumentów nadal odbywają się w niespójny sposób.

Fakturowanie on-line może być częścią szerszego procesu porządkowania dokumentacji sprzedażowej. Warto wtedy spojrzeć na fakturę nie jako pojedynczy plik, lecz jako szczegół całego obiegu informacji: od momentu dystrybucji, przez wystawienie dokumentu, aż po jego przechowywanie i późniejsze wyszukanie. Przydatne jest zobowiązanie, kto odpowiada za wystawianie dokumentów, kto testuje prawidłowość danych i w jaki sposób przekazywane są informacje potrzebne do rozliczeń. Znaczenie mają również zmieniające się przepisy dotyczące fakturowania i elektronicznego obiegu dokumentów, dlatego sposób pracy powinien być okresowo weryfikowany. Bardzo dobrze uporządkowany proces nie musi oznaczać kompleksowego systemu. W znaczącej liczbie przypadków ważniejsze od liczby funkcji okazuje się implementację narzędzia do rzeczywistej liczby dokumentów, rodzaju dystrybucji a także sposobu prowadzenia księgowości.

Więcej informacji w tym temacie: program do wystawiania faktur online.

Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.

[Publikacja sponsorowana]