Logistyka zewnętrzna a zakres zadań przekazywanych firmom specjalistycznym

Codzienna obsługa dostaw wymaga implementacji wielu czynności, które na 1-szy rzut oka mogą wydawać się niezależne. Przyjęcie ładunku, sprawdzenie jego ilości, rozmieszczenie w odpowiednim miejscu i późniejsze przygotowanie do wysyłki tworzą jeden ciąg działań. Jeżeli już któryś etap zostanie stworzony z opóźnieniem, kolejne zadania mogą zostać przesunięte.

Z tego powodu usługi logistyczne są na prawdę często traktowane jako szerszy proces obejmujący nie tylko przewóz, lecz też organizację pracy magazynu i obieg informacji. W praktyce znaczenie ma wręcz sposób oznaczania towarów. Nieczytelne etykiety, różnorakie nazwy tych samych produktów w dokumentach albo brak aktualnych danych o umiejscowienia mogą wydłużyć kompletację. Przy większej liczbie zamówień pojedyncze utrudnienie zaczyna się powtarzać, a wówczas wpływa już na cały rytm pracy. Planowanie logistyki wymaga więc uwzględnienia szczegółów, które przy małej skali działalności mogą pozostać niezauważone.

Nie właściwie każde przedsiębiorstwo utrzymuje własne zaplecze potrzebne do obsługi wszystkich etapów przepływu towarów. W takim wypadku stosowana bywa logistyka zewnętrzna, czyli przekazanie wybranych czynności innemu podmiotowi. Zakres może zostać ograniczony do transportu, niemniej jednak może również obejmować magazynowanie, przygotowanie zamówień, przeładunki lub obsługę zwrotów. Przy ustalaniu takiego modelu istotne jest określenie, gdzie kończą się obowiązki jednej strony, a zaczynają drugiej. Szczególnego znaczenia nabierają momenty przekazania towaru i informacji. Jeśli wiadomość o zmianie zamówienia dotrze dopiero po rozpoczęciu kompletacji, konieczne może być ponowne przygotowanie przesyłki. Podobne sytuacje występują przy zmianach terminów odbioru. Dlatego procedury powinny uwzględniać też odstępstwa od standardowego przebiegu pracy, a nie wyłącznie typowy scenariusz.

Przy większej liczbie operacji poszczególne zadania mogą być koordynowane przez operatora logistycznego. Jego zakres pracy może być różny w współzależności od przyjętych ustaleń. W jednym przypadku zajmuje się wyłącznie transportem, w innym przejmuje też czynności magazynowe i związane z przygotowaniem wysyłek. Ważnym elementem pozostaje dostęp do danych dotyczących przesyłek, stanów magazynowych i terminów. Bez aktualnych informacji dosłownie bardzo dobrze zaplanowany harmonogram może wymagać przeróbek. W praktyce problemy na prawdę często ukazują się wówczas, gdy kilka osób korzysta z różnych wersji tych samych danych. Jedna osoba widzi zamówienie jako gotowe, w trakcie gdy inna ma informację o jego zmianie. Powstaje wtedy konieczność dodatkowej weryfikacji, a czas przeznaczony na obsługę rośnie. Przy wyborze sposobu organizacji procesów trzeba więc brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie fizyczny wymianę towaru, ale także to, jak informacje przemieszczają się między magazynem, transportem i odbiorcą.

Istotnym czynnikiem jest również zmienność zapotrzebowania. Liczba wysyłek nie zawsze utrzymuje się na podobnym poziomie, a okresowe wzrosty mogą powodować większe obciążenie magazynu i transportu. W takich momentach ograniczeniem może okazać się brak wolnych miejsc, niewystarczająca liczba pracowników lub zbyt mała liczba dostępnych terminów załadunku. Problem może wystąpić również w przeciwnym kierunku, gdy utrzymywane uprzednio zasoby są wykorzystywane znacznie rzadziej. Dlatego organizacja procesów logistycznych powinna uwzględniać ich rzeczywistą skalę i zmiany zachodzące w czasie. Pomocne jest analizowanie, gdzie powstają przestoje, ile czasu zajmuje kompletowanie zamówień a także jak na prawdę często występują korekty dokumentów lub przesunięcia terminów. Takie obserwacje pozwalają wskazać dokładnie określone etapy wymagające zmiany, bez zakładania z góry, że przyczyną każdego problemu jest transport lub praca magazynu.

Więcej informacji: centrum logistyczne Kraków.