Wdrożenia Comarch a dostosowanie konfiguracji do procesów organizacyjnych

Zmiana systemu wykorzystywanego w codziennej pracy przedsiębiorstwa zwykle wiąże się z większą liczbą decyzji, niż wynikałoby to z samego wyboru kodu. Przed rozpoczęciem prac należy ustalić, jakie informacje są obecnie wykorzystywane, gdzie powstają dane i w jaki sposób trafiają pomiędzy poszczególnymi działami. W praktyce kłopoty często pojawiają się nie w trakcie samej instalacji, lecz przy próbie odwzorowania dotychczasowych procesów.

Jeden dział może stosować inne oznaczenia niż drugi, a część danych może być przechowywana w arkuszach albo osobnych aplikacjach. W takich warunkach wdrożenia Comarch wymagają wcześniejszego uporządkowania sposobu pracy, ponieważ przeniesienie niejednolitych informacji do nowego środowiska może w przyszłości utrudniać ich wykorzystanie. Ważne staje się również uwarunkowanie, które czynności powinny zostać zrealizowane samoczynnie, a które wciąż będą wymagały udziału pracownika.

Zakres prac zależy między innymi od tego, jak rozbudowana jest organizacja i ilu użytkowników będzie korzystać z poszczególnych funkcji. Inaczej wygląda przygotowanie systemu dla niewielkiego przedsiębiorstwa, a całkiem inaczej dla firmy, w której sprzedaż, magazyn, księgowość i administracja korzystają ze wspólnych danych. Oprogramowanie Comarch może obejmować różnorodne obszary działalności, dlatego przed konfiguracją należy określić, jakie moduły są naprawdę potrzebne. Sam dostęp do większej liczby funkcji nie znaczy konieczności ich uruchamiania. Zbyt rozbudowana konfiguracja może powodować, że pracownicy będą mieli do dyspozycji opcje, których nie wykorzystują we własnejej pracy. Z kolei zbyt wąski zakres może prowadzić do pozostawienia części procesów oprócz systemem. Takie decyzje mają w późniejszym czasie wpływ na sposób rejestrowania operacji i wymianę informacji między stanowiskami.

Osobnym zagadnieniem pozostaje przygotowanie danych przed rozpoczęciem właściwej pracy. W kartotekach mogą znajdować się nieużywane pozycje, powtarzające się kontrahenci, stare oznaczenia towarów czy informacje, które wymagają aktualizacji. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszej sprawdzeniu nie zawsze jest rozsądnym rozstrzygnięciem, niemniej jednak całkowite pominięcie starszych danych także może utrudnić dostęp do potrzebnych informacji. W praktyce zakres migracji powinien być ustalany na bazie tego, jakie dane są potrzebne w dalszej pracy a także jakie obowiązki wymagają zachowania wcześniejszych zapisów. Znaczenie ma także sposób nadawania uprawnień. Pracownik zajmujący się magazynem nie musi posiadać takiego samego dostępu jak osoba prowadząca rozliczenia, a możliwość wykonywania określonych operacji powinna odpowiadać zakresowi zadań. Wdrożenia Comarch obejmują więc także decyzje organizacyjne, które nie są widoczne na ekranie skryptu, ale wpływają na późniejszy czassze używanie z systemu.

Pierwszy okres po uruchomieniu rozwiązania daje możliwość zweryfikować, czy przyjęte wcześniej założenia odpowiadają realnym sytuacjom występującym w zakładzie usługowym. Dopiero w trakcie codziennej pracy mogą ujawnić się nietypowe przypadki, brakujące ustawienia albo procedury, które na etapie przygotowań wydawały się wystarczające. Z tego względu istotne jest zbieranie informacji od ludzi, którzy rzeczywiście wykonują poszczególne operacje. Ich sugestie mogą dotyczyć choćby liczby wykonywanych czynności, kolejności wprowadzania danych czy sytuacji występujących tylko w określonych okresach roku. Oprogramowanie Comarch jest wtedy nie tyle samodzielnym elementem organizacji pracy, ile narzędziem, którego konfiguracja powinno uwzględniać przyjęte zasady działania. Każda zmiana może mieć konsekwencje w innym obszarze, dlatego modyfikowanie ustawień wymaga sprawdzenia, jak wpłynie ono na pozostałe procesy i użytkowników.

Zobacz także: serwis sprzętu komputerowego łódź.