Rozwiązania informatyczne Comarch – charakterystyka poszczególnych modułów

W wielu firmach moment wyboru systemu informatycznego pojawia się dopiero wówczas, gdy dotychczasowe sposoby pracy zaczynają powodować coraz więcej problemów. Rosnąca liczba dokumentów, rozproszone dane, ręczne przepisywanie informacji czy trudności z kontrolowaniem procesów sprawiają, że potrzebne jest rozwiązanie porządkujące codzienną pracę. W takich sytuacjach analizowane bywa oprogramowanie Comarch, jednakże sam wybór systemu jest dopiero początkiem całego procesu.

Znaczenie ma przede wszystkim implementację jego funkcji do rzeczywistych potrzeb organizacji. Całkiem inaczej wygląda praca niewielkiego przedsiębiorstwa, inaczej firmy prowadzącej sprzedaż w wielu kanałach, a jeszcze całkiem inaczej organizacji, w której system musi obsługiwać rozbudowane procesy finansowe, magazynowe lub kadrowe. Przed podjęciem decyzji warto zatem określić, które czynności mają zostać przerobione, jakie dane powinny być dostępne w jednym miejscu oraz gdzie obecnie powstają najczęstsze usterki i opóźnienia.

Samo uruchomienie systemu nie oznacza jeszcze, że procesy w firmie zostaną w sposób automatyczny uporządkowane. W praktyce dużo uzależniony jest od wcześniejszego przygotowania danych, ustalenia zasad pracy i określenia zakresu przekształceń. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różnorodne obszary działalności, dlatego przed rozpoczęciem prac niezbędne jest uwarunkowanie, które moduły i funkcje będą rzeczywiście wykorzystywane. Ważne jest także sprawdzenie istniejących danych. Niekompletne kartoteki, powielone rekordy czy przestarzałe informacje mogą w przyszłości utrudniać pracę w nowym środowisku. Zdarza się też, że podczas analizy procesów wychodzą na jaw rozwiązania stosowane przez lata, choć nie są już potrzebne albo powodują dodatkowe czynności. Ich przeniesienie bez przeróbek może oznaczać zachowanie starych problemów w nowym systemie.

Duże znaczenie ma sposób przygotowania pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Nawet poprawnie skonfigurowany system może być wykorzystywany niewłaściwie, o ile osoby wykonujące codzienne zadania nie wiedzą, jakie czynności powinny wykonywać i z czego wynikają przyjęte zasady. Przy kształtowaniu przemian warto uwzględnić czas niezbędny na naukę oraz okres, w którym pracownicy mogą równocześnie poznawać nowe rozwiązania i realizować obowiązujące obowiązki. Nie za każdym razem również rozsądne jest wprowadzanie wszystkich modyfikacji równocześnie. Przy większych projektach znaczenie ma kolejność uruchamiania poszczególnych wycinków, ponieważ modyfikacja jednego procesu może wpływać na inne działania. Oprogramowanie Comarch może w takim układzie stanowić część większego środowiska informatycznego, w którym ważne są też integracje z innymi narzędziami, sposób zamiany danych oraz zakres dostępu poszczególnych użytkowników.

Na przebieg całego przedsięwzięcia wpływają również kwestie, które na początku łatwo pominąć. Należą do nich między innymi zasady archiwizacji, przygotowanie kopii danych, uprawnienia użytkowników, obsługa wyjątkowych przypadków oraz sposób postępowania w przypadku, gdy standardowa funkcja nie odpowiada przyjętemu procesowi. Im bardziej z dużą dokładnością zostaną opisane takie sytuacje przed uruchomieniem systemu, tym łatwiej ocenić, czy konieczna jest zmiana organizacji pracy, dodatkowa konfiguracja czy integracja z innym rozwiązaniem. Wdrożenia Comarch wymagają zatem nie tylko pracy technicznej, lecz również analizy tego, jak informacje przepływają między poszczególnymi działami. W szczególności istotne staje się to wtedy, gdy jedna informacja jest wykorzystywana przez kilka osób na różnorakich etapach obsługi. W takiej okoliczności wręcz niewielka zmiana sposobu wprowadzania danych może posiadać wpływ na kolejne czynności, raporty i dokumenty powstające w organizacji.

Zobacz także: comarch oprogramowanie księgowe.